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Un aporte de valor a la transformación digital: Trámites en línea con SIMPLE

19 nov 2020

Computadora mostrando imagen de simple

Montevideo, 19 de noviembre de 2020.

 

Los trámites en línea constituyen un elemento fundamental en la transformación digital de los Gobiernos de la región, los cuales buscan optimizar, agilizar y transparentar procesos y/o actividades del sistema público, a través del uso de sistemas de información o aplicaciones diseñadas con arquitecturas que interoperan entre sí. De esta forma, las instituciones públicas otorgan herramientas digitales a los ciudadanos para mejorar la gestión de diligencias y resolución de trámites determinados sin tener que trasladarse de forma física a un determinado lugar.

 

El pasado 26 de octubre de 2020, la Dirección Nacional de Migración (DNM) de la República Oriental del Uruguay, habilitó un nuevo trámite en línea para la solicitud de "Autorización de ingreso excepcional a Uruguay", que tiene como objetivo atender a la gran demanda de solicitudes de ingreso al país a causa del cierre de fronteras como medida sanitaria para prevenir y controlar los contagios de la COVID-19. Este trámite fue desarrollado en coordinación con la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC), y se suma a los más de 1.700 trámites en línea habilitados por el Estado uruguayo, a través del portal web www.gub.uy, que recibe más de 400.000 visitas mensuales, según los datos y estadísticas de los trámites y servicios disponibles en dicho sitio.

 

La habilitación de trámites en línea contribuye considerablemente a mejorar la interacción o relación entre los ciudadanos y el Estado, a través del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), que aportan accesibilidad a los servicios públicos, reducen el tiempo de espera, generan mayor precisión al realizar trámites por internet, contribuyen al uso responsable de los recursos naturales (uso del papel), brindan mayor seguridad en el proceso y aumentan la transparencia y credibilidad en la gestión del Estado hacia los ciudadanos.

 

Según el informe bienal que publica Naciones Unidas, denominado "Encuesta de gobierno electrónico", Uruguay escaló 8 posiciones comparado al año 2018 en el Índice de Desarrollo del Gobierno Electrónico (EGDI, por sus siglas en inglés) y pasó del puesto 34 al 26 a nivel mundial. A nivel de puntuación general, Uruguay tiene 0.8412 en el Índice de Servicios en Línea (OSI), que mide el alcance y la calidad de los servicios provistos por el Estado, 0.7660 en el Índice de Capital Humano (HCI), que evalúa los ítems como la tasa de alfabetización y los años de escolarización y 0.8574 en el Índice de Infraestructura de Telecomunicaciones (TII), que se encarga de evaluar el nivel de desarrollo de la infraestructura de las telecomunicaciones.

 

Por otro lado, Uruguay se posiciona como el segundo país de la región de las Américas con los valores muy altos de EGDI, según el Ranking de los siete países con el EGDI más alto para este año 2020, actualmente, Estados Unidos se encuentra liderando el puesto más alto (y es el único miembro de la clase de calificación VH), seguido de Uruguay y Canadá (V3), Argentina y Chile (V2), y Brasil y Costa Rica (V1).

 

Tabla 2.2. Países de las Américas con los valores EGDI más altos. Informe completo en el siguiente enlace: https://cutt.ly/TgUKreJ

 

En este año 2020, la tecnología ha sido un aliado clave para los gobiernos a nivel mundial derivado de la pandemia de la COVID-19, que ha implicado además un rediseño de los servicios públicos para continuar ofreciendo a los ciudadanos mejores herramientas digitales y de esta forma contribuyen a reducir la propagación del virus, evitando aglomeración de las personas (distanciamiento social), al confinamiento y otras medidas de bioseguridad, además surgió la necesidad de crear otros servicios específicos como consecuencia de la emergencia sanitaria.

 

En la digitalización de estos trámites se distinguen dos etapas o modelos principales:

  • Modelo manual: Se refiere a la interacción con el ciudadano que se realiza por medio electrónico y de forma digital, pero el proceso del trámite se realiza de forma manual dentro del organismo. Por ejemplo, cuando un ciudadano solicita una partida de nacimiento desde un portal web y la recibe en su correo electrónico, pero internamente la institución busca dicha partida en los libros en papel, la escanea y la envía.

  • Modelo automático: Esta etapa o modelo se enfoca en que tanto la interacción con el ciudadano como la resolución interna de las solicitudes se realizan en forma automática. Por ejemplo, un ciudadano solicita una partida de nacimiento desde el portal web y, cómo la institución tiene las partidas digitalizadas, directamente la descarga desde el mismo sitio o aplicación.

 

Para el desarrollo de estos trámites, existen múltiples herramientas informáticas. Una de ellas es SIMPLE (Sistema para la Implementación de Procesos Ligeramente Estandarizados), que es un software público diseñado para automatizar trámites y procesos electrónicos de forma ágil, amigable, rápida y sencilla, mediante un diseñador de procesos simplificado, desarrollado para entregar una solución flexible a las instituciones públicas que deseen digitalizar sus trámites tanto internos como externos. De los más de 1.700 trámites antes mencionados, más de 600 están desarrollados con SIMPLE, siendo la herramienta más utilizada para el inicio de los trámites.

 

Sofis Solutions desde hace más de 4 años viene adecuando la herramienta SIMPLE a las necesidades del Estado uruguayo y ha incorporado múltiples funcionalidades y componentes que permiten modelar y ejecutar los trámites con mayor facilidad y confiabilidad. Es así, que se provee una herramienta de Trámites as a Service, en la que los usuarios de los organismos públicos se dedican a los aspectos funcionales de los trámites en lugar de preocuparse por aspectos técnicos de la herramienta.

 

Entre las principales adecuaciones realizadas, se encuentran:

  1. Integración con ID Uruguay. De esta forma, los usuarios cuentan con un único conjunto de credenciales (código de usuario y contraseña), en lugar de tener un código de usuario diferente para cada organismo.

  2. Integración con pasarela de pagos. En el modelado del trámite, se puede integrar una pasarela de pagos, para aquellos trámites que requieran pagarse. Esta integración permite dar transparencia en el proceso para quien está modelando el trámite.

  3. Integración con firma electrónica. A los trámites se les puede incorporar la firma digital o también conocida firma electrónica en los documentos a través de la Plataforma de Firma Electrónica Avanzada (PFEA) del Estado uruguayo.

 

También, Sofis Solutions ha realizado la adecuación de SIMPLE para el Ministerio de Educación de El Salvador (MINED) en el marco del proyecto del SIGES (Sistema de Información para la Gestión Educativa Salvadoreña), donde se implantaron más de 30 trámites en línea que incluyen trámites vinculados a centros educativos, al organismo de administración escolar, a estudiantes y actividades docentes, de esta forma la institución genera un acercamiento con los ciudadanos ofreciendo la accesibilidad de las diligencias en forma digital, sin tener que presentarse físicamente hasta dicha dependencia del Estado.

 

Según lo comenta Osvaldo López Amaya, técnico en el área de Registro Académico Histórico del MINED: "La habilitación de Trámites en Línea en el SIGES es una excelente noticia, a través de esta herramienta se podrá realizar cualquier tipo de trámite ya sea desde la comodidad del hogar o desde cualquier punto donde se encuentre ubicado el usuario. Con esto se brindará una mejor atención y experiencia para el usuario, ya que no será necesario que se desplace hacia las instalaciones del Ministerio de Educación". Los trámites en línea han posibilitado que durante el período de cuarenta dispuesto por el Gobierno de El Salvador, como medida para controlar los casos positivos de la COVID-19, los ciudadanos pudieran continuar realizando trámites sin necesidad de trasladarse a las oficinas centrales del Ministerio de Educación y que esta entidad pudiera continuar atendiendo y resolviendo los distinto tipos de solicitudes, tales como certificaciones de estudio, equivalencias de estudio, auténticas de documentos, entre otros.

 

En definitiva, los gobiernos y las dependencias de la administración pública están dando un cambio a ser más digitales, la aceleración provocada por la emergencia sanitaria a nivel mundial a causa de la pandemia de la COVID-19 y la necesidad de contar con gobiernos resilientes que puedan adaptarse rápidamente a situaciones de esta magnitud, no previstas, desconocidas o no probadas, hacen necesario contar con herramientas, metodologías y soluciones que sean confiables y eficaces para los ciudadanos, y de esta forma continuar construyendo una sociedad moderna que responda positivamente a las exigencias y necesidades de la comunidad.